Benutzungsordnung
Präambel
Gemäß § 10 des Gesetzes zur Errichtung der Akademie der Künste (AdKG) vom 1. Mai 2005 (BGBl. I S. 1218), das durch Artikel 78 des Gesetzes vom 29. März 2017 (BGBl. I S. 626) geändert worden ist, hat die Geschäftsführung nachfolgende Benutzungsordnung für das Archiv der Akademie der Künste beschlossen.
Diese Benutzungsordnung ergänzt die für das Archiv der Akademie der Künste entsprechend anzuwendenden gesetzlichen Vorschriften des Bundesarchivgesetzes, soweit nicht privatrechtliche Verträge über das Archiv-, Sammlungs- und Kunstgut anderes bestimmen.
§ 1 Name, Träger und Aufgaben
Das Archiv der Akademie der Künste ist eine Einrichtung der Akademie der Künste, Berlin. Als Archiv der Künste aller Gattungen dient es Zwecken der kunstwissenschaftlichen, kunsthistorischen, ge-schichtswissenschaftlich, privat bzw. kommerziell motivierten Forschung, publizistischen Vorhaben sowie der Information der Öffentlichkeit durch Publikationen, Veranstaltungen und Ausstellungen. Dazu werden künstlerische oder kunstvermittelnde Archive aus persönlichen oder institutionellen Provenienzen, Kunstobjekte, Bücher, Plakate oder sonstige geeignete Informationsträger übernommen, geordnet und verzeichnet, erhalten und der Benutzung zugänglich gemacht. Für die Überlieferung der Akademie der Künste fungiert das Archiv als Endarchiv. Es verwahrt auch die Bestände der Vorgängereinrichtungen Preußische Akademie der Künste, Deutsche Akademie der Künste/Akademie der Künste der DDR (Ost), Akademie der Künste, Berlin (West).
§ 2 Benutzungsverhältnis, Benutzungsberechtigung, Zulassung
1. Diese Benutzungsordnung regelt unbeschadet des allgemeinen Hausrechts, einer Hausordnung sowie der Lesesaalordnung für das Archiv der Akademie der Künste die öffentlich-rechtliche Beziehung zwischen dem Archiv und den Benutzerinnen und Benutzern.
2. Die Benutzung erfolgt durch persönliche Einsichtnahme in den Lesesälen des Archivs der Akademie der Künste, durch mündliche und schriftliche Anfragen sowie durch Anforderung von Reproduktionen und Publikationsgenehmigungen.
Benutzungsberechtigt sind natürliche und juristische Personen zu einem der in § 1 genannten Zwecke, soweit sie die Gewähr für die Einhaltung dieser Ordnung bieten. Auf Wunsch müssen sich juristische Personen durch einen Auftrag ihrer Dienststelle legitimieren.
3. Für die Zulassung zur Benutzung ist eine persönliche Registrierung auf einem elektronischen Formblatt notwendig. Bei einer Direktbenutzung werden die Angaben zur Person durch Vorlage eines amtlichen Ausweises (Personalausweis, Reisepass, Führerschein oder Dienstausweis) nachgewiesen. Außer für Bibliotheksgut müssen Zweck und Gegenstand der Benutzung genau angegeben werden.
Außer für Bibliotheksgut gilt die Benutzungserlaubnis nur für den angegebenen Zweck und Gegenstand und für das laufende Kalenderjahr. Mit der eigenhändigen Unterschrift auf dem Benutzungsantrag erkennt die Benutzerin bzw. der Benutzer die Benutzungs-, Haus-, Lesesaal- und Entgeltordnung an. Gleichzeitig erklärt sie bzw. er sich mit der Erhebung und elektronischen Speicherung folgender persönlicher Daten in die Benutzungsunterlagen einverstanden:
• Name, Vorname(n), Geburtsdatum, Anschrift (bei auswärtigen Benutzerinnen bzw. Benutzern: eine Anschrift in Berlin oder Brandenburg), E-Mail-Adresse
• Zweck und Gegenstand der Benutzung des Archivs der Akademie der Künste
Diese personenbezogenen Daten werden entsprechend den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes behandelt.
4. Jede Namens- und Anschriftenänderung während der Benutzungsdauer müssen dem Archiv unverzüglich angezeigt werden.
5. Erfolgt die Benutzung des Archivs der Akademie der Künste durch mündliche, fernmündliche oder schriftliche Anfragen, müssen Anschrift, Zweck und Gegenstand genau angegeben werden. Der Be-nutzerin bzw. dem Benutzer wird in geeigneter Form mitgeteilt, dass auch für diese Nutzungsart die Benutzungsordnung gilt und von ihr bzw. ihm beachtet werden muss. Dabei wird insbesondere auf § 4 der Benutzungsordnung hingewiesen.
Ein Anspruch auf Auskünfte über die Findmittelebene hinaus in Rückgriff auf die Archivalienebene besteht nicht.
§ 3 Öffnungszeiten
Die Öffnungszeiten des Archivs der Akademie der Künste werden in geeigneter Weise öffentlich bekannt gegeben. Aus betriebsbedingten Gründen können die Lesesäle zeitweilig geschlossen werden. Dies wird den Benutzerinnen bzw. Benutzern – soweit möglich – rechtzeitig durch Aushang bzw. auf der Webseite usw. bekannt gemacht.
1. Das Archiv-, Sammlungs- und Kunstgut, dessen hand- oder schreibmaschinenschriftliche Findmittel sowie Bücher aus Nachlass- und Sammlungsbibliotheken, Rara und weitere besonders schützenswerte Bibliotheksbestände des Archivs der Akademie der Künste können nur in den Lesesälen benutzt werden. Archiv-, Sammlungs- und Kunstgut, die bezeichneten Findmittel oder besonders schützenswertes Bibliotheksgut dürfen aus diesen Räumen nicht entfernt werden. Eine Ausleihe außer Haus ist bei die-sen Beständen nicht möglich.
Eine Versendung von Archiv-, Sammlungs- und Kunstgut zur Benutzung in einem auswärtigen Archiv findet grundsätzlich nicht statt.
2. Archiv-, Sammlungs- und Kunstgut und die Bibliotheksbestände werden in den Lesesälen unentgeltlich bereitgestellt.
3. Vor jeder Benutzung muss sich die Benutzerin bzw. der Benutzer bei der Lesesaalaufsicht melden und ins Anwesenheitsbuch eintragen. Erfolgt eine Benutzung mehrmals an einem Tage, so genügt die einmalige Eintragung.
4. Die Benutzerin bzw. der Benutzer ermittelt das von ihr bzw. ihm gewünschte Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut anhand der Findmittel und bestellt dieses mit den ausliegenden Bestell-scheinen bzw. elektronisch.
Ein Anspruch auf Vorlage von Archiv-, Sammlungs- und Kunstgut sowie Findmitteln in ursprünglicher Überlieferungsform besteht nicht. Im Interesse des Bestandserhalts soll bei der Benutzung vorzugsweise auf Reproduktionsformen zurückgegriffen werden.
Zeitweilige Benutzungseinschränkungen können sich für Archivmaterialien ergeben, die auf Grund vertraglicher Vereinbarungen zur Publikation vorbereitet oder die für wissenschaftliche, publizistische und Ausstellungsvorhaben des Akademie-Archivs benötigt werden.
Die Anzahl des gleichzeitig auszugebenden Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgutes kann begrenzt werden.
5. Von der Benutzung ausgenommen sind Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut sowie Findmittel,
a) dessen bzw. deren Erschließungs- und Erhaltungszustand eine Benutzung nicht zulässt,
b) dessen bzw. deren Benutzung Rechte Dritter, beispielsweise zum Datenschutz, zum Schutz von Persönlichkeits- und Urheberrechten, entgegenstehen.
6. Bei der Benutzung von Archiv- und Sammlungsgut aus institutioneller Provenienz sind §§ 11 und 12 des Bundesarchivgesetzes entsprechend anzuwenden. Die Ermittlung von Lebensdaten nach § 11 Abs. 2 Bundesarchivgesetz obliegt der Benutzerin bzw. dem Benutzer. Ausnahmen nach § 12 Bun-desarchivgesetz bedürfen eines besonderen, begründeten Antrages und einer besonderen Genehmigung durch die Direktion des Archivs der Akademie der Künste.
7. Die Benutzerin bzw. der Benutzer verpflichtet sich, bei der Verwertung von Erkenntnissen aus Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut Personenschutz-, Verwertungs- oder Urheberrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter zu beachten und bei Verstößen die Akademie der Künste von der Haftung freizustellen.
8. Wünschen Benutzerinnen bzw. Benutzer andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu ihren Arbeiten heranzuziehen, so müssen auch diese Personen einen Benutzungsantrag gemäß § 2 Nr. 3 dieser Benutzungsordnung stellen.
9. Die Bibliothek der Akademie der Künste ist – mit Einschränkungen – dem nationalen und internationalen Leihverkehr angeschlossen. Die Ausleihe außerhalb der Bibliothek ist nur Personen mit Wohnsitz in Berlin oder im Land Brandenburg gestattet. Die Leihfrist beträgt 4 Wochen und kann höchstens zweimal verlängert werden, sofern keine Vorbestellung vorliegt. Der Benutzungsdienst und die Bibliothek sind berechtigt, ausgeliehene Bücher zurückzufordern. Bei Überschreitung der Leihfrist werden Verzugsgebühren erhoben: pro Woche 2,00 € pro Medieneinheit. Entliehene Literatur darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Benutzungsausweis ist nicht übertragbar.
§ 5 Allgemeine Pflichten und Haftung der Benutzerinnen bzw. Benutzer
1. Jede Benutzerin bzw. jeder Benutzer hat sich so zu verhalten, dass dadurch andere Benutzerinnen bzw. Benutzer ebenso wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs der Akademie der Künste nicht in ihren berechtigten Ansprüchen beschränkt werden oder der Benutzungsbetrieb insgesamt nicht behindert wird. Alle Benutzerinnen bzw. Benutzer müssen den Bestimmungen dieser Benutzungsordnung, der Hausordnung, der Lesesaalordnung und den Anordnungen des Archivpersonals nachkommen.
Die Hausordnung erlässt die Geschäftsführung der Akademie der Künste. Die Benutzerin bzw. der Benutzer erkennt mit der Benutzung im Archiv der Akademie der Künste die Hausordnung an.
2. Die Benutzerinnen bzw. Benutzer müssen das Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut insbesondere nach Maßgabe des § 4 Abs. 5 der Hausordnung des Archivs der Akademie der Künste pfleglich und sorgfältig behandeln und vor jeder Beschädigung schützen.
3. Technische Geräte zur Aufzeichnung von Notizen, Exzerpten oder Transkriptionen dürfen im Lesesaal nur benutzt werden, wenn durch ihren Gebrauch andere Benutzerinnen bzw. Benutzer nicht gestört werden. Eigene technische Reproduktionsgeräte (insbesondere Digitalkameras, Scanner, Mobiltelefo-ne usw.) sind nicht zugelassen.
4. Für Schäden und Verluste an Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut, die während der Benutzung entstanden sind, haftet die Benutzerin bzw. der Benutzer.
5. Von jeder Veröffentlichung (Druck oder sonstige Vervielfältigung), die unter wesentlicher Nutzung von Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut des Archivs der Akademie der Künste zustande kommt, ist diesem ein Belegstück sogleich nach Erscheinen unaufgefordert und kostenlos einzureichen.
In Veröffentlichungen sind Archivalien nach folgendem Muster zu zitieren:
Akademie der Künste (Kurzform: AdK), Berlin, Heinrich-Mann-Archiv, Nr. 420
Akademie der Künste (Kurzform: AdK), Berlin, Kunstsammlung, Inventar-Nr.: JH 421
§ 6 Kontrollrecht des Archivs der Akademie der Künste
Die Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Archivs der Akademie der Künste sind berechtigt
1. sich von jeder Benutzerin bzw. jedem Benutzer einen amtlichen Lichtbildausweis vorlegen zu
lassen,
2. sich den Inhalt von Mappen, Taschen usw. sowie mitgeführte Druckschriften und sonstige Materialien vorweisen zu lassen,
3. die an den Arbeitsplätzen der Benutzerinnen bzw. Benutzer vorhandenen Materialien zu kontrollieren.
§ 7 Haftung des Archivs der Akademie der Künste
Das Archiv der Akademie der Künste haftet nicht für Schäden, die durch unrichtige, unvollständige oder zeitlich verzögerte Dienstleistungen entstanden sind.
§ 9 Ausschluss von der Benutzung
Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen die Bestimmungen der Benutzungs- oder Hausordnung sowie gegen die Anweisungen der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Archivs der Akademie der Künste, bei Nichtbezahlung von Rechnungen des Archivs trotz schriftlicher Mahnung oder ist durch den Eintritt besonderer Umstände die Fortsetzung des Benutzungsverhältnisses unzumutbar geworden, kann das Archiv der Akademie der Künste durch schriftliche Verfügung oder durch mündliche Verfügung, die schriftlich wiederholt wird, diese Benutzerin bzw. diesen Benutzer vorübergehend oder dauernd, teilweise oder vollständig mit sofortiger Wirkung von der Benutzung ausschließen. Alle aus der Benutzungsordnung erwachsenden Verpflichtungen bleiben auch nach dem Ausschluss bestehen.
Gegen den Ausschluss von der Benutzung ist der Rechtsbehelf des Widerspruchs gegeben. Sofern das Archiv der Akademie der Künste dem Widerspruch nicht abhilft, entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident der Akademie der Künste als nächsthöhere Instanz.
§ 11 Beschwerdemöglichkeit
Beschwerden sind schriftlich an die Direktorin bzw. den Direktor des Archivs der Akademie der Künste zu richten.
§ 8 Reproduktionen
1. Im Rahmen seiner Möglichkeiten nimmt das Archiv der Akademie der Künste schriftliche Bestellungen von Reproduktionen aus seinem Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- und Kunstgut entgegen, soweit der Zustand der jeweiligen Vorlage dies zulässt und keine Rechte oder schutzwürdige Belange Dritter dem entgegen stehen. Die Bestellungen müssen auf den dafür vorgesehenen Formularen erfolgen.
Von archivischem Sammlungsgut, welches sich in Form von Kopien aus anderen Archiven und Institutionen im Archiv der Akademie der Künste befindet, werden grundsätzlich keine Reproduktionen ange-fertigt.
Die Anfertigung von Reproduktionen durch Benutzerinnen bzw. Benutzer ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung durch die Archivdirektion.
Eine vollständige Reproduktion von Archiv- oder Teilbeständen ist grundsätzlich nur in Ausnahme möglich. Sie bedarf der Zustimmung der Archivdirektion.
2. Reproduktionen von urheberrechtlich geschützten Archivalien bedürfen – soweit keine anderslautenden vertraglichen Vereinbarungen bestehen – in der Regel der Genehmigung der Rechtsinhaber. Die Einholung dieser Rechte zur Reproduzierung und ggf. Publizierung obliegt der Benutzerin bzw. dem Benutzer.
3. Die Entgelte, die für die schriftlich bestellten Reproduktionen entstehen, trägt die auftraggebende Benutzerin bzw. der auftraggebende Benutzer. Deren Höhe ergibt sich aus der Entgeltordnung des Archivs der Akademie der Künste. Die fälligen Beträge sind bei Aushändigung der bestellten Reproduktionen zu zahlen.
Das Archiv behält sich vor, Versandaufträge gegen Vorauszahlung auszuführen. Porto- und Verpackungskosten trägt die auftraggebende Benutzerin bzw. der auftraggebende Benutzer. Reklamationen sind nur innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt der Materialien möglich und erfordern die Vorlage der als fehlerhaft beanstandeten Stücke.
4. Die im Auftrag von Benutzerinnen bzw. Benutzern durch das Archiv der Akademie der Künste angefertigten Reproduktionen sind nur zum direkten persönlichen Gebrauch der Auftraggebenden bestimmt.
Die Weitergabe oder Überlassung der Reproduktionen an Dritte sowie die Vervielfältigung in jedweder Art (Reproduzieren, Kopieren, Digitalisieren, Duplizieren, Archivieren, Scannen, Speichern etc.) zum Zweck der Weitergabe oder Überlassung an Dritte sind verboten.
Jede Nutzung der Reproduktionen über den persönlichen Gebrauch hinaus, insbesondere die Veröffentlichung, die wissenschaftliche oder kommerzielle Nutzung, bedarf der Genehmigung des Archivs der Akademie der Künste und ist in bestimmten Fällen entgeltpflichtig. Näheres regelt die Entgeltordnung des Archivs der Akademie der Künste.
Diese Bedingungen gelten für alle vom Archiv der Akademie der Künste zur Verfügung gestellten Reproduktionen. Sie gelten auch dann, wenn das Bildmaterial über Dritte oder aus anderen Quellen in Besitz genommen wird.
§ 10 Ausleihe zu Ausstellungszwecken
Auf Ausleihe von Archiv-, Sammlungs-, Bibliotheks- oder Kunstgut zu Ausstellungszwecken besteht kein Anspruch. Die Ausleihe ist nur möglich, wenn der Erhaltungszustand der Archivalien, Bücher bzw. Objekte dies zulässt, wenn die Archivalien, Bücher bzw. Objekte wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Nutzung geschützt und ausreichend versichert sind. Ausleihersuchen sind mindestens ein halbes Jahr vorher an die Direktion des Archivs der Akademie der Künste zu richten. Einzelheiten regelt der Leihvertrag.