Digitalisierung, Kooperationen
Retrokonversion der Inventarkartei der Kunstsammlung
Projektlaufzeit: April 2014 – Dezember 2014
Karteikasten in der Kunstsammlung
Karteikarten, auf denen einzelne Kunstwerke sowie Konvolute (Mappenwerke etc.) verzeichnet sind, waren seit Jahrzehnten die primären Findhilfsmittel von Mitarbeiterinnen sowie Besucherinnen und Besuchern der Kunstsammlung. Um eine digitale Verzeichnung der Bestände zu ermöglichen, wurden die vorsortierten Karten, auf denen neben einem Werkfoto und Grundinformationen zu den einzelnen Kunstwerken oft auch wertvolle Hinweise zur Provenienz- und Ausstellungsgeschichte vermerkt sind, durch einen externen Dienstleister gescannt.
Nach Überprüfung der Digitalisate erfolgte die jeweilige automatische Anbindung an Leerdatensätze mithilfe des sogenannten Hotfolder-Tools. Die Eingabe von fünf Kerndaten (Inventarnummer, Künstler/in (ggf. mit GND-Verknüpfung), Werktitel, Datierung und Material/Technik wurde von externen Werkvertragskräften vorgenommen.
Die Überprüfung der eingegebenen Daten, Korrekturen und Ergänzungen sowie die Verschiebung der neu generierten Datensätze in Einzelbestände erfolgt sukzessive durch die Mitarbeiterinnen der Kunstsammlung. Die Retrokonversion ermöglichte die Vereinheitlichung von Verzeichnungsstandards und diente auch der Bestandsrevision.
Die neue Bildanzeige der Digitalisate ermöglicht es den Lesesaalnutzerinnen und Nutzern, schnell und effizient Einblicke in die umfangreichen Bestände der Kunstsammlung zu erhalten, wobei die digitalisierte Karteikarte nicht das Studium des Originalkunstwerks ersetzen soll, aber doch einen ersten – und mitunter auch für die Recherchezwecke ausreichenden - Eindruck des Originals vermittelt.
Das Retrokonversionsprojekt eröffnet nachhaltig neue Recherchemöglichkeiten und zeigt neben dem Reichtum der Bestände auch Verknüpfungen mit anderen Archivabteilungen. In Rücksichtnahme auf Nutzungsrechte werden Datensätze systematisch und auch sporadisch ergänzt, beispielsweise indem Digitalisate von gemeinfreien Werken angehängt werden.
Projektleitung: Werner Heegewaldt, Anna Schultz
In Kooperation mit Mikro-Univers GmbH (Scans) und dem Medienarchiv der Akademie der Künste